Qui a déjà répondu à un appel d'offre pour un marché public et l'a obtenu...

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... du premier coup ?

Je suis en train de plancher sur un appel d'offre et c'est assez coton. Quels sont les choses à faire et ne pas faire ? Quelques conseils seraient les bienvenus si certains d'entre vous ont cette expérience.

Merci
http://www.photogone.fr

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Désolé pour l'orthographe : quelles sont les choses etc...

[polym]

Jamais en photo, mais dans le cadre de mon autre activité je fais ça couramment.

Il doit s'agir d'un appel d'offres en procédure adaptée, ce qui en pratique laisse pas mal de liberté pour communiquer avec la maîtrise d'ouvrage ... et aussi toute latitude à celle-ci pour choisir qui elle veut, y compris en faisant un appel d'offres truqué.

Trois signes qui en général ne trompent pas :
- un cahier des charges est tellement évasif que les prix vont aller au simple au triple
- un responsable qui ne veut pas répondre aux questions
- un appel d'offres auparavant avec un photographe choisi :
si elle a déjà un photographe (ou autre presta) dont elle se satisfait, c'est rare qu'elle en change ... mais elle est obligée de passer par un appel d'offres officiel, dont elle connaît déjà le lauréat.

En général, dans ces cas là, il vaut mieux ne pas répondre, c'est autant de temps de gagné.
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Pour répondre à un appel d'offres, il y a des pièces relatives à la candidature et l'offre. En général tu as ça :
Pièces candidature
- Formulaire DC2 identifiant ta structure et indiquant tes capacités financières : un document qui t'engage. Document toujours à fournir, même s'il n'est pas demandé. Modèle disponible ici
- Attestation assurance
- Document de présentation : CV, plaquette, éventuellement copie des diplômes ...
- Extrait Kbis

Et parfois, des attestations sur l'honneur en tout genre, qui en théorie sont inutiles en présence d'un DC2 ... mais bien souvent demandées. Je peux te donner un modèle d'attestation en cas de besoin (ex : être à jour des cotisations sociales, ne pas être redressement/liquidation judiciaire, être conforme aux articles 43 et 44 du Code des Marchés Publics ...)

Tu as parfois des demandes de DC6, document qui a changé de nom (NOT1) et qui en théorie n'est plus exigible que si tu le gagnes, à la notification des marchés (modèle dispo ici)

Pas de lettre de candidature DC1, sauf si tu candidates avec un autre prestataire en co-traitance.
Pièce de l'offre

- l'acte d'engagement : ton contrat, indiquant le montant de ton offre et les délais prévu. Ca vaut le coup de le relire une ou deux fois avant de le mettre dans l'enleveloppe. Modèle DC3 disponible à la même adresse que ci-dessus
- la note méthodologique :

En général, il vaut mieux réaliser un document autoportant, car ce sont souvent des élus et employés (directeur de la communication ...) qui vont l'analyser, sans forcément avoir accès aux pièces de la candidature (vérifiées elles par le service marché public).

Donc à mettre :
- Compréhension de la commande : très important, résumer ce que tu penses qu'ils attendent du prestataire, et les points clés à prendre en compte (difficultés techniques ...). C'est rarement précisé dans le cahier des charges, il vaut mieux le préciser en appelant le responsable du marché, ce qui te permettra aussi de nouer le contact (en théorie tout doit être fait par courrier, mais en pratique tout le monde le fait)
- présentation / matériel utilisé
- Démarche
- Proposition d'organisation de la mission, avec un détail des prestations proposées, et les livrables (nombre de photos par session, qualité, taille ...)
- Conditions proposées de cession des droits d'auteurs (point à préciser avec le responsable ...)
- Engagement sur les délais (mentionner que les délais sont hors période de validation des phases par la maîtrise d'ouvrage)
- Prix

- DPGF : un tableau excel de type devis, en général daté et signé. Ca vaut le coup de mentionner ton prix de journée hors ou avec déplacement, s'il y a des demandes complémentaires, pour pouvoir facilement rédiger un avenant.

Les offres seront jugées sur critères prix, techniques, délais, voire parfois "engagement en faveur du développement durable". En général, ça paye de proposer des délais courts pour toi, mais réalisables, car
- en pratique la commune prendra du retard et ne les tiendra pas la plupart du temps
- ça peut faire la différence sur ta note finale

voili voilou ..

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Merci Polym de ton explication exhaustive. Dans l'appel en question, le cahier des charges est très précis (délais, nombre d'images, format, présentation...). De plus la collectivité en question a bien indiqué les pièces nécessaires pour répondre.

En comparant avec ce que tu écris j'ai l'impression que cet appel est assez carré. Je suis juste surpris du boulot que cela implique sans garantie aucune de contrat.

Pour la note méthodologique, quelle serait la longueur idéale ?

[polym]

Pour la note méthodologique, quelle serait la longueur idéale ?

Bonne question, pour les appels d'offres typées "architecture", j'ai une base d'une vingtaine de pages, mais ce n'est pas forcément adapté.

Un book visuel est sans doute le plus important avec de quoi montrer aussi ton sérieux (demande d'autorisation, horaires respectés ...) et la constance de qualité de tes images.

[Vbloc]

Trois signes qui en général ne trompent pas :
- un cahier des charges est tellement évasif que les prix vont aller au simple au triple
- un responsable qui ne veut pas répondre aux questions
- un appel d'offres auparavant avec un photographe choisi :
si elle a déjà un photographe (ou autre presta) dont elle se satisfait, c'est rare qu'elle en change ... mais elle est obligée de passer par un appel d'offres officiel, dont elle connaît déjà le lauréat.

En général, dans ces cas là, il vaut mieux ne pas répondre, c'est autant de temps de gagné.

Je confirme l'info de polym : la première chose à faire, c'est de vérifier si c'est un "vrai" appel d'offres.

Bien entendu, on ne te l'écrira jamais, mais en allant sur place ou en cherchant des infos (on a toujours un copain qui connait un type qui ...) on arrive parfois à savoir.

Si le photographe en place est une vrai bille et qu'il est là depuis longtemps, laisse tomber. C'est un copain du patron ou de la direction de la communication. Il n'y a RIEN à faire. A part prendre contact avec lui pour être dans le pool, même en mauvaise position.
Si le demandeur change de temps en temps de fournisseur, tu as tes chances, mais bon, dans ce cas, il y a souvent du monde qui répond. Et on est parfois surpris des prix pratiqués, très loin du barême de l'UPP.

Les seuls appels d'offre auxquels j'ai répondu, ce sont ceux que j'ai gagné parce que mon client voulait me garder. J'avais donc accès aux infos très tôt, quand ce n'était pas moi qui rédigeait de cahier des charges ... ou qu'on me demandait de recruter ceux qui allaient répondre.

En résumé, je n'ai jamais vu de véritable appel d'offres en photo.
Au pire, le client fait travailler une brelle et se sert de l'AO pour justifier son choix (en général, le moins disant).
Au mieux, le client vérifie que les tarifs de "son" photographe sont dans le marché.

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Merci de vos infos bien qu'elles soient peu encourageantes...

En l'occurrence il s'agit d'une prestation originale, donc pas de photographe maison l'ayant déjà effectuée. De plus il faut être assez méthodique.

Une seule chose m'intrigue, c'est la livraison des photos sous forme de tirages 24*30, ce qui exclut a priori le format 24*36.

[polym]

Les marchés pipotés, ce n'est pas non plus une généralité ...

En 24x30, peut être qu'il y a un cadre ou un passe partout, mais ça vaut effectivement le coup de passer un coup de fil ...